Entenda o eSocial

Fique atento às mudanças do eSocial e prepare sua empresa para o início da nova obrigatoriedade.

O que é o eSocial

O eSocial é um instrumento de unificação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, cujo objetivo é padronizar a transmissão, a validação, o armazenamento e a distribuição delas em todo o território nacional. Com ele, acabam as entregas de formulários e declarações em papel e a duplicação de documentos para órgãos diferentes, pois as empresas passam a gerar e enviar os arquivos eletrônicos para o Portal do eSocial e as instituições ficam aptas a buscar neste local as informações pertinentes a cada uma quando for necessário.

Porém, é importante que fique claro que, embora a lei não muda, é necessária uma revisão de práticas trabalhistas e uma simplificação nos processos internos das empresas. Portanto, é preciso que os profissionais responsáveis sejam conhecedores da legislação, para saberem diferenciar as rotinas que são práticas trabalhistas e não fazem parte da legislação vigente.

eSocial

Grupo de Trabalho Confederativo (GTC) sobre o eSocial

O GTC tem caráter consultivo e permanente. Seu objetivo é analisar o conjunto de informações e regras do eSocial apresentadas pelo Comitê Gestor e encontrar a melhor forma para a implantação do projeto , inclusive em relação ao cronograma. Ele é composto por representantes do Conselho Federal de Contabilidade (CFC), do Ministério do Trabalho e Previdência Social, da Receita Federal, da Caixa Econômica Federal, do Sistema S, da Confederação Nacional da Indústria (CNI), da Confederação Nacional do Comércio (CNC), da Confederação Nacional da Agricultura (CNA), da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon), de cooperativas, do Sebrae e de empresas de software.

Objetivos e benefícios

Com o eSocial, há uma simplificação nas entregas das obrigações. A Previdência Social, por exemplo, terá mais facilidade para conceder um afastamento por auxílio-doença ou acidente de trabalho. Esses benefícios se estendem para as aposentadorias e o seguro desemprego.

Quando as obrigações acessórias forem extintas, teremos somente o eSocial. Lembrando que as informações precisam estar consistentes para serem substituídas.

O eSocial vai possibilitar que empregados, empresas e Fisco consultem as informações e peçam, se for o caso, uma revisão dos dados. Isso vai gerar mais agilidade no processo de fiscalização e, também, uma exigência maior em relação à qualidade das informações.

eSocial

Fiscalização

Com todas as informações disponíveis em um só lugar, vai ficar muito mais simples cruzá-las, facilitando, assim, a fiscalização. Os órgãos do governo poderão conduzir uma verificação dos documentos sem estarem efetivamente na empresa, bastando pesquisar a entrega das obrigações eletrônicas e fazer o cruzamento dos dados.

O trabalhador também vai poder atuar como agente fiscalizador quando tiver acesso ao portal. Ele poderá consultar informações como salário, cargo, valores pagos referentes às horas trabalhadas e impostos recolhidos, ficando muito mais fácil verificar sua situação e reivindicar seus direitos quando algo estiver errado.

Principais Mudanças

Cultural

A principal mudança cultural vai ocorrer na forma como uma empresa e suas equipes vão organizar os processos de reunir, formatar e enviar as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais dos trabalhadores para o Portal do eSocial. Apesar de não haver mudanças na legislação, será necessária uma adaptação em relação aos prazos de entrega, que vão ficar bem mais enxutos com o eSocial.

Por isso, é essencial criar regras e prazos para o envio e o recebimento de documentos e informações que vão compor a obrigatoriedade, para que nada seja esquecido e possa gerar penalidades para a empresa.

Tecnológica

Outra mudança significativa é o grande envolvimento da tecnologia neste processo, pois sai o uso do papel e entra a internet como meio de transmissão das informações. O eSocial é um sistema on-line que será acessado com um usuário e uma senha. Diante disso, quem vai lidar diretamente com o envio das informações precisa estar adaptado ao sistema e saber lidar com as novas tecnologias.

Uma boa alternativa é usar um software integrado de gestão que já reúne e organiza as informações que precisam ser enviadas ao Portal do eSocial. O ERP Radar Empresarial, por meio do módulo Radar Folha, já envia as informações diretamente ao portal, de forma prática e ágil, economizando tempo e reduzindo os riscos de erros.

Rotina

O fato das empresas passarem a inserir os dados trabalhistas, previdenciários e fiscais diretamente no sistema e em tempo real vai acabar eliminando algumas obrigações acessórias, como:

  • Livro de registro de empregado
  • Folha de pagamento
  • Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf)
  • Arquivos eletrônicos entregues à fiscalização (Manad)
  • Termo de rescisão e formulários do seguro desemprego
  • Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (Gfip)
  • Perfil profissiográfico previdenciário (PPP)
  • Cadastro Geral de Empregrados e Desempregados (Caged)
  • Relação Anual de Informações Sociais (Rais)

Guia Conceitual do eSocial

Guia Conceitual do eSocial

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Cronograma

Data Tipo de Empresas
A partir de 1º de janeiro de 2018 Aquelas com faturamento superior a R$ 78 milhões anuais
A partir de 1º de Julho de 2018 Todas as outras

Quem está no eSocial

Todas as empresas que empregam um ou mais funcionários, ou podem vir a empregá-los, devem aderir ao eSocial. Encaixam-se nesta categoria:

  • Micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional
  • Contribuinte individual equiparado à empresa
  • Produtor rural
  • Grandes empresas
  • Empresas públicas
  • Empresas com 1 empregado terão um módulo web

O empregador/contribuinte pessoa jurídica, mesmo que nunca tenha remunerado qualquer trabalhador, precisará entregar ao eSocial o evento S-1299 - Fechamento dos Eventos Periódicos como SEM MOVIMENTO uma vez por ano, na competência de janeiro. A situação “sem movimento” só ocorrerá quando não houver informação a ser enviada para o grupo de eventos periódicos — de S-1200 a S-1299. Caso esta situação persista nos anos seguintes, basta repetir este procedimento na competência de janeiro de cada ano.

Quem está no eSocial
  • O empregador/contribuinte gera um arquivo eletrônico contendo as informações previstas nos leiautes e assina-o digitalmente, transformando-o em um documento eletrônico nos termos da legislação e garantindo a integridade dos dados e a autoria do emissor;
  • Este arquivo eletrônico é transmitido pela internet para o Ambiente Nacional do eSocial que, após verificar sua integridade, emite o protocolo de envio e o encaminha ao empregador/contribuinte.

    O arquivo pode ser gerado de duas formas:

    • Pelo sistema de propriedade do empregador/contribuinte ou contratado de terceiros, assinado digitalmente e transmitido ao eSocial por meio de webservice, recebendo um recibo de entrega (comprovante);
    • Diretamente no Portal do eSocial, cujo preenchimento e salvamento dos campos e telas já operam a geração e a transmissão do evento;
  • No momento da transmissão, o ambiente do eSocial devolve o protocolo de envio. Após a realização das validações, o eSocial retorna o recibo de entrega ou mensagem de erro. O número do recibo de entrega é a referência a ser utilizada em eventuais retificações ou exclusões;

Na data de início do eSocial, a empresa deve enviar ao Fisco os arquivos dos trabalhadores ativos. As informações devem estar atualizadas, pois servirão de base para a construção do “Registro de Eventos Trabalhistas”. Portanto, é necessária uma validação dos dados cadastrais do trabalhador com ou sem vínculo.

Inicialmente, as empresas podem fazer uso do Cadastro do NIS para validar parte das informações. Uma vez identificadas, as inconsistências devem ser corrigidas, considerando que o eSocial vai bloquear informações inexatas na identificação dos trabalhadores. Esta é uma grande oportunidade da empresa para corrigir o cadastro de todos os seus trabalhadores.

O certificado digital é um documento eletrônico que funciona como uma assinatura digital da empresa. Ele garante a segurança e a validade jurídica das transações on-line, como os eventos que compõem o eSocial. O certificado pode ser dos tipos A1 e A3. Eles têm características diferentes, principalmente na maneira de usar, mas o eSocial aceita ambos.

Certificado A1:

  • Possui formato de um arquivo digital. Nele constam diversas informações da empresa
  • Pode ser armazenado, ou seja, importado no computador do usuário e depois no sistema que ele utiliza para emitir notas;
  • Tem validade de 1 ano

Certificado A3:

  • É disponibilizado por meio de um Token ou Leitora+Cartão. Nos dois formatos constam informações da empresa
  • Deve ser conectado no computador sempre que o usuário desejar emitir notas
  • Tem validade que varia entre 2 e 3 anos;

Como adquirir ou renovar o certificado?

Os certificados digitais são adquiridos por meio de uma Autoridade Certificadora (AC), entidade pública ou privada subordinada à hierarquia da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), responsável por emitir, distribuir, renovar, revogar e gerenciar os certificados digitais. Entre as ACs autorizadas a vender os certificados estão: Serasa Experian, Certisign, Correios e Caixa Econômica Federal. Para saber mais sobre as ACs, clique aqui!


Os certificados digitais serão exigidos em dois momentos distintos:

Transmissão

Antes de ser iniciada a transmissão, o certificado digital do solicitante é utilizado para garantir a segurança do tráfego das informações na internet. Para que seja aceito na função de transmissor de solicitações, o certificado deve ser do modelo e-CPF (e-PF) ou e-CNPJ (e-PJ).

Assinatura dos documentos
Para empregadores pessoas jurídicas:
  • Qualquer estabelecimento da empresa ou seu procurador;
  • Certificado digital assinante deve pertencer à matriz;
  • Permite assinatura do representante legal, do procurador/substabelecido ou do outorgado
Para empregadores pessoas físicas:
  • Próprio empregador;
  • Permite assinatura do representante legal, do procurador/substabelecido ou do outorgado;

Os empregadores/contribuintes que não são obrigados a usar o certificado digital podem gerar um código de acesso no Portal eSocial. São eles:

  • O microempreendedor individual (MEI) com empregado;
  • O segurado especial;
  • Os empregadores domésticos que possuem até 7 empregados permanentes;
  • As micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional com até 7 colaboradores ativos;
  • O contribuinte individual equiparado à empresa com até 7 funcionários;
  • O pequeno produtor rural com até 7 trabalhadores permanentes;

A obtenção do código exige o registro do número do CPF, da data de nascimento e do número dos recibos de entrega da Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF) dos dois últimos exercícios. Caso não possua as declarações, deve ser registrado o número do título de eleitor. Se o empregador não tiver nem a DIRPF, nem o título, só poderá acessar o Portal do eSocial por meio do certificado digital.


Lista de Eventos

Eventos iniciais e tabelas


Este é o primeiro grupo de informações a ser transmitido ao Ambiente Nacional do eSocial e isso deve ocorrer já no início da utilização. São eventos que identificam o empregador/contribuinte por meio de sua classificação fiscal e estrutura administrativa e registram o cadastramento inicial dos vínculos dos empregados ativos, mesmo que afastados, no momento da implantação do eSocial. É importante observar, no entanto, que o cadastramento inicial dos vínculos somente deve ser enviado após o grupo de eventos de tabelas.

Os eventos de tabelas complementam os iniciais, sendo responsáveis por uma série de informações que validam os eventos não periódicos e periódicos. O objetivo é otimizar a geração dos arquivos e o armazenamento das informações no eSocial, pois esses dados serão utilizados em mais de um evento do sistema e se repetirão em diversas partes do leiaute.

Considerando que grande parte dos eventos utiliza as informações constantes nas tabelas, é obrigatório transmiti-las logo após o envio do evento que identifica o empregador/contribuinte e antes dos eventos de cadastramento inicial dos vínculos dos empregados, dos eventos periódicos e dos não periódicos.

A perfeita manutenção dessas tabelas é fundamental para a recepção dos eventos periódicos e não periódicos e para a adequada apuração das bases de cálculo e dos valores devidos. As informações constantes do evento de tabelas são mantidas no eSocial para estabelecer um histórico. Veja a lista dos eventos iniciais e tabelas: (eventos do Manual de Orientação do eSocial versão 2.3)

S-1000 Informações do Empregador/Contribuinte
S-1005 Tabela de Estabelecimentos e Obras de Construção Civil
S-1010 Tabela de Rubricas
S-1020 Tabela de Lotações Tributárias
S-1030 Tabela de Cargos/Empregos Públicos
S-1035 Tabela de Carreiras públicas
S-1040 Tabela de Funções/Cargos em Comissão
S-1050 Tabela de Horários/Turnos de Trabalho
S-1060 Tabela de Ambientes de Trabalho
S-1070 Tabela de Processos Administrativos/Judiciais
S-1080 Tabela de Operadores Portuários
S-2100 Cadastramento Inicial do Vínculo

Eventos periódicos


São aqueles cuja ocorrência tem periodicidade previamente definida. São compostos por informações de folha de pagamento e de apuração de outros fatos geradores de contribuições previdenciárias, como os incidentes sobre pagamentos efetuados às pessoas físicas quando da aquisição da sua produção rural e o imposto sobre a renda retido na fonte sobre pagamentos à pessoa física.

Os eventos periódicos devem ser transmitidos até o dia 7 do mês seguinte, antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior em caso de não haver expediente bancário. O melhor momento para transmitir os eventos não periódicos é imediatamente após a sua ocorrência. Este procedimento, além de impedir possíveis inconsistências, evita o represamento desnecessário de eventos a serem transmitidos e o congestionamento de redes pela transmissão de última hora. Confira a lista dos eventos periódicos: (eventos do Manual de Orientação do eSocial versão 2.3)

S-1200 Remuneração do Trabalhador
S-1202 Remuneração de Servidor Vinculado a Regime Próprio de Previdência Social
S-1207 Benefícios Previdenciários - RPPS
S-1210 Pagamentos de Rendimentos do Trabalho
S-1250 Aquisição de Produção Rural
S-1260 Comercialização da Produção Rural Pessoa Física
S-1270 Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários
S-1280 Informações Complementares aos Eventos Periódicos
S-1295 Solicitação de totalização para pagamento em contingência
S-1298 Reabertura dos Eventos Periódicos
S-1299 Fechamento dos Eventos Periódicos
S-1300 Contribuição Sindical Patronal

Eventos não periódicos


São aqueles que não tem uma data pré-fixada para ocorrer, pois dependem de acontecimentos na relação entre a empresa e o trabalhador que influenciam no reconhecimento de direitos e no cumprimento de deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais, como a admissão de um empregado, a alteração de salário, a exposição do trabalhador a agentes nocivos e o desligamento.

Estes eventos passam a ter prazo específico para sua transmissão ao eSocial, vinculados à sua efetiva ocorrência. Veja quais são os eventos não periódicos: (eventos do Manual de Orientação do eSocial versão 2.3)

S-2190 Admissão de Trabalhador - Registro Preliminar
S-2200 - Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador
S-2205 Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador
S-2206 Alteração de Contrato de Trabalho
S-2210 Comunicação de Acidente de Trabalho
S-2220 Monitoramento da saúde do trabalhador
S-2230 Afastamento Temporário
S-2240 Condições Ambientais do Trabalho - Fatores de Risco
S-2241 Insalubridade /Periculosidade /Aposentadoria Especial
S-2250 Aviso Prévio
S-2298 Reintegração
S-2299 Desligamento
S-2300 Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início
S-2306 Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Alteração Contratual
S-2399 Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Término
S-2400 Cadastro de benefícios previdenciários - RPPS
S-3000 Exclusão de Eventos
S-5001 Informações das Contribuições Sociais por Trabalhador
S-5002 Imposto de Renda Retido na Fonte
S-5011 Informações das Contribuições Sociais Consolidadas por Contribuinte
S-5012 Informações do IRRF consolidadas por contribuinte

Guia Conceitual do eSocial

Guia Técnico do eSocial

Confira o manual de orientações sobre a obrigatoriedade.

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Regras de Validação

Os arquivos de eventos, ao serem transmitidos ao eSocial, são submetidos às regras de validação. São 122 regras de negócio apresentadas no Anexo II, dispostas no fim do Manual de Orientações do eSocial - Versão 2.3. Ao usar o Radar Folha, módulo do ERP Radar Empresarial, no momento do envio do evento, o sistema vai apontar algumas regras e também fará a interpretação quando da ocorrência de inconsistências ou rejeições no processamento de eventos pelo eSocial.

Registro de Eventos Trabalhistas (RET)


As informações dos eventos não periódicos alimentam a base de dados no Ambiente Nacional do eSocial, denominada Registro de Eventos Trabalhistas (RET). Todos os arquivos de eventos não periódicos, ao serem transmitidos ao eSocial, são submetidos às regras de validação e somente são aceitos se estiverem consistentes com o RET.

O RET também é utilizado para validação da folha de pagamento, composta pelos eventos de remuneração e pagamento dos trabalhadores, que fazem parte dos eventos periódicos. Além dos empregados, também alimentam o RET os trabalhadores sem vínculo (TSV). Para fins de validação na base do RET será considerado apenas o trabalhador ativo no respectivo período de apuração.


Comprovante de Entrega/Recibos


O eSocial vai retornar um número de entrega e outro de recebimento para eventos por lote e individual. Cada evento transmitido possui um recibo de entrega. Quando se pretende efetuar a retificação de determinado evento deve ser informado o número do recibo de entrega que se pretende retificar.

Estes recibos são mantidos no sistema por tempo indeterminado, porém, por segurança, é importante que a empresa guarde seus recibos. O protocolo de envio é uma informação transitória, avisando que o evento foi transmitido ao ambiente e que serão processadas as respectivas validações. O efetivo cumprimento da obrigação será atestado pelo recibo de entrega.

O recibo de entrega dos eventos serve para oficializar a remessa de informação ao eSocial e também para obter cópia de determinado evento, retificá-lo ou excluí-lo quando o programa assim o permitir.